1,4 Mio. € jährlich sparen durch besseres Onboarding im Gesundheitswesen. Warum Preboarding und Onboarding zum strategischen C-Level-Thema werden.

Onboarding ist im Gesundheitswesen einer der größten unterschätzten Kostenhebel.

Während der Fokus häufig auf Recruiting liegt, entscheidet sich der wirtschaftliche Erfolg neuer Mitarbeitender erst nach der Vertragsunterschrift.

Kliniken und Pflegeeinrichtungen verlieren jährlich erhebliche Summen durch Frühfluktuation, langsame Einarbeitung und ineffiziente Prozesse. Gleichzeitig bietet genau dieser Bereich enormes Einsparpotenzial – oft im siebenstelligen Bereich.

Warum ist Preboarding und Onboarding im Gesundheitswesen so kritisch?

Beleuchten wir dazu: Was passiert nach der Unterschrift?  Viele Einrichtungen investieren stark in die Gewinnung neuer Pflegekräfte und Fachkräfte – aber zu wenig in deren erfolgreiche Integration - gleichzeitig eine enorme Chance zur Kostensenkung.

Die Folgen eines suboptimalen Preboardings- und Onboardings:

• Hohe Frühfluktuation in den ersten 6–12 Monaten

• Lange Time-to-Productivity

• Überlastung bestehender Teams

• Steigende Krankheitsquoten

• Qualitätsverluste in der Versorgung

Das eigentliche Risiko beginnt also nicht beim Recruiting – sondern danach.

Beispielrechnung: Einsparpotenzial durch besseres Onboarding

Nehmen wir eine Klinik oder ein Trägernetzwerk mit rund 700 Neueinstellungen pro Jahr – verteilt auf Pflege, Funktionsdienste, Verwaltung und ärztliche Bereiche.

Laut Bundesagentur für Arbeit und der Gewerkschaft ver.di liegt die jährliche Fluktuation im Gesundheitswesen zwischen 17 % und 25 % – mit Schwerpunkt auf den ersten 6–12 Monaten.

Rechenbeispiel:

Anzahl Neueinstellungen p. a. 700 Personen

Annahme Fluktuation (17% - 20%) 119 - 140 Personen

Das entspricht:

• 119 bis 140 Abgängen pro Jahr

Direkte und indirekte Kosten pro Frühabgang:

• Recruiting & Administration

• Einarbeitung & Schulung

• Produktivitätsverlust

• Mehrarbeit im Team

  
  

👉 Bereits kleine Verbesserungen im Onboarding führen zu Einsparungen im hohen sechs- bis siebenstelligen Bereich.

Wo entstehen die größten Kosten im Onboarding?

Der größte Hebel liegt nicht in den direkten Kosten – sondern in den indirekten Effekten:

• Überstunden und Mehrarbeit im Team

• Stress, Burnout und steigende Krankenquote

• Qualitätsverluste in der Patientenversorgung

• Produktivitätsverluste durch langsame Einarbeitung

• Frühfluktuation und erneute Besetzungszyklen

Zusätzlich entstehen Effekte, die schwer messbar sind:

• Verlust an Arbeitgeberattraktivität

• Negative Mundpropaganda im Arbeitsmarkt

• Sinkende Mitarbeiterzufriedenheit

Ganz wesentliche Anteile am Potential Kosten zu reduzieren liegen in den Sekundären Kosten und in der time-to-productivity

Das sind Überstunden & Mehrarbeit in den Abteilungen, Qualitätsverluste, Stress Burnout und erhöhte Krankenquote in den Teams und Produktivitätsverlust durch Frühfluktuation.

Dazu kommen noch Imagegewinn als Arbeitgeber und als Einrichtung. Diese sind in den Zahlen noch nicht berücksichtigt.

Die Negativspirale im Onboarding – wie schlechte Erfahrungen schlechte Erfahrungen erzeugen

Ein typisches Szenario aus der Praxis. In einer Einrichtung mit hoher Fluktuation berichten Pflegekräfte:

Gleichzeitig erleben neue Mitarbeitende:

• Keine klare Struktur

• Keine feste Ansprechperson

• Kaum Integration ins Team

Die Folge:

• Rückzug

• Frustration

• Frühzeitige Kündigung

Diese Feedbackschleife verstärkt sich, wenn strukturelle Ursachen nicht angegangen werden. Und sie kostet – nicht nur finanziell, sondern auch kulturell.

Diese Dynamik verstärkt sich selbst – und wird zu einem strukturellen Problem.

Neue Mitarbeitende wiederum spüren die Zurückhaltung im Team – kein strukturiertes Onboarding, keine feste Bezugsperson, keine echte Willkommenskultur. Sie ziehen sich zurück oder geben frühzeitig auf.

Ergebnis: Die Einrichtung verliert Menschen – und Vertrauen.

Die Lösung: Eine professionelle „New Hire Experience“

Ein strukturiertes Preboarding und Onboarding reduziert Fluktuation messbar und verbessert die Mitarbeiterbindung nachhaltig.

Zentrale Effekte:

• Schnellere Produktivität neuer Mitarbeitender

• Entlastung von Führungskräften und Teams

• Höhere Zufriedenheit und Bindung

• Stabilere Abläufe im Alltag

Es verschafft Orientierung, reduziert Friktionen, entlastet HR und Führungskräfte und stabilisiert Teams.

Die 7 C’s des erfolgreichen Onboardings

Die international anerkannte HR-Forscherin Prof. Talya Bauer beschreibt diesen Prozess anhand der 4 C’s des Onboardings:

Grundlagen (4 C’s)

• Compliance – Regeln, Verträge, Formalitäten

• Clarification – Rollen, Aufgaben, Erwartungen

• Culture – Werte und Zusammenarbeit

• Connection – Beziehungen im Team

Erweiterung (7 C’s)

• Confidence – Sicherheit im Job gewinnen

• Checkback – Regelmäßiges Feedback

• Continuity – Onboarding als kontinuierlicher Prozess

Fazit: Warum ist Onboarding ist kein HR-Thema – sondern ein strategischer Hebel?

Onboarding ist kein reines HR-Thema – sondern ein zentraler wirtschaftlicher Erfolgsfaktor im Gesundheitswesen.

Wer Frühfluktuation reduziert und Mitarbeitende schneller integriert:

• senkt Kosten signifikant

• stabilisiert Teams

• verbessert die Versorgungsqualität

  
  

👉 Eine gute New-Hire-Experience spart nicht nur Geld – sie sichert langfristig die Leistungsfähigkeit der gesamten Organisation.

Angesichts leerer Kassen und hoher Belastung im Gesundheitswesen können sich Einrichtungen eine Frühfluktuation von 20 % nicht mehr leisten. Wer Onboarding heute richtig denkt, schafft strukturelle Entlastung, bindet Personal nachhaltig – und spart dabei nachweislich Kosten im sechs- bis siebenstelligen Bereich.