Onboarding #Hack 3: Trends in 2025, die die Mitarbeiter-Experience formen.

Onboarding im Jahr 2025 bedeutet weit mehr, als nur Formulare auszufüllen und die Kaffeemaschine zu finden. Es geht darum, eine echte Erfahrung zu schaffen – eine, die neue Mitarbeitende von Anfang an einbindet, motiviert und auf Erfolgskurs bringt. In diesem Blog werfen wir einen Blick auf 9 zentrale Onboarding-Trends für 2025 und geben HR-Profis sowie Führungskräften wertvolle Einblicke.

1. Fokus auf Verbindungen

Die Zeiten, in denen Onboarding nur eine Liste mit Aufgaben war, sind längst vorbei. Heute sind zwischenmenschliche Verbindungen kein „nice-to-have“ mehr – sie sind essenziell. Und genau hier kann HR einen echten Unterschied machen. Neue Mitarbeitende, die sich mit ihren Kolleg*innen und dem Unternehmen verbunden fühlen, bleiben engagierter und produktiver.

Strukturierte Buddy-Systeme, die neuen Mitarbeitenden Orientierung bieten, Mentoring-Programme mit wertvollen Karriere-Einblicken, gemeinsame Team-Lunches zum Auflockern oder bereichsübergreifende Meetings, um das große Ganze zu verstehen – all das fördert das Gefühl der Zugehörigkeit.

Doch Verbindungen sollten nicht erst am ersten Arbeitstag entstehen. Immer mehr Unternehmen setzen bereits in der Preboarding-Phase an. Digitale Plattformen wie beispielsweise Appical ermöglichen es neuen Mitarbeitenden, sich schon vor dem ersten Tag mit ihrem Team zu vernetzen, die Unternehmenskultur kennenzulernen und Fragen zu stellen – lange bevor sie ihren Arbeitsplatz betreten.

2. Je persönlicher, desto besser

Die Wahrheit über „One-Size-Fits-All“-Onboarding? Es passt selten wirklich. Individuell gestaltete Onboarding-Erlebnisse sind der neue Standard – und sie senden eine klare Botschaft an neue Mitarbeitende: Du bist nicht nur eine Nummer auf der Gehaltsliste, sondern ein geschätztes Mitglied des Teams.

Bedeutet das, dass für jede Neueinstellung ein komplett neuer Onboarding-Prozess entwickelt werden muss? Nein. Personalisierung heißt nicht, das Rad neu zu erfinden, sondern bestehende Prozesse intelligent anzupassen, um individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen.

Nutzen Sie bereits in der Rekrutierungs- und Preboarding-Phase gesammelte Daten, um maßgeschneiderte Onboarding-Pläne zu erstellen. Digitale Plattformen können dabei unterstützen, indem sie rollenbezogene Schulungsmodule zuweisen oder personalisierte Inhalte bereitstellen – etwa Einblicke ins Team oder spezifische Informationen zum Standort des neuen Mitarbeitenden.

Doch Personalisierung geht über digitale Lösungen hinaus. Kleine, durchdachte Gesten machen oft den größten Unterschied. Ein Willkommenspaket, das die Hobbys des neuen Teammitglieds widerspiegelt, ein Lernplan, der auf seine Rolle zugeschnitten ist, oder ein gemeinsames Mittagessen mit seinem Lieblingsessen – solche Details zeigen Wertschätzung und fördern von Anfang an eine starke Bindung zum Unternehmen.

3. Alle Stakeholder bereits ins Preboarding einbinden

Onboarding ist nicht nur Aufgabe der HR-Abteilung – es ist Teamarbeit. Im Jahr 2025 setzen Unternehmen verstärkt darauf, alle relevanten Stakeholder einzubeziehen: Teammitglieder, Führungskräfte, IT-Support und Onboarding-Buddys.

Zusammenarbeit ist entscheidend, damit neue Mitarbeitende sich schnell einfinden und das große Ganze verstehen. Damit das reibungslos funktioniert, lohnt es sich, Onboarding-Software zu nutzen. Sie automatisiert Aufgaben, Erinnerungen und E-Mails – so bleibt mehr Zeit für persönliche Interaktionen.

Und hier ein zusätzlicher Tipp: Denken Sie auch an die Menschen, die Ihrem neuen Teammitglied wichtig sind – etwa Partner:innen oder Familienangehörige. Wenn sich alle von Anfang an einbezogen und willkommen fühlen, macht das einen großen Unterschied!

4. Die entscheidenden Momente zählen

Welche Teile des Onboarding-Prozesses bleiben neuen Mitarbeitenden wirklich in Erinnerung? Es sind die „Moments that Matter“ – die entscheidenden Augenblicke, die einen nachhaltigen Eindruck hinterlassen und die Erfahrung eines neuen Teammitglieds prägen.

Wenn Sie diese Schlüsselmomente identifizieren, können Sie das Onboarding-Erlebnis gezielt aufwerten. Denken Sie an einen herzlichen Empfang am ersten Tag, das erste Kennenlernen mit dem Team, eine Anerkennung für den ersten großen Erfolg oder einfach ein ehrliches „Danke“.

Aber es geht nicht nur um berufliche Aspekte. Auch persönliche Meilensteine wie Geburtstage oder ein Umzug verdienen Aufmerksamkeit. Wer in solchen Momenten Empathie zeigt und Unterstützung anbietet, sorgt dafür, dass sich neue Mitarbeitende wirklich geschätzt und willkommen fühlen.

5. Sinnstiftendes Onboarding

Gerade für die jüngere Generation ist Arbeit mehr als nur Geldverdienen. Sie fühlen sich zu Unternehmen hingezogen, die eine klare Mission und starke Werte haben.

Deshalb gewinnt die Sinnhaftigkeit (Purpose) im Onboarding zunehmend an Bedeutung. Unternehmen erkennen, dass sie durch die Vermittlung ihrer Ziele und Werte den neuen Mitarbeitenden Sinn und Orientierung geben können. Das muss keine große Inszenierung sein – oft reicht es schon, zu verstehen, für wen und warum man arbeitet. Geben Sie Ihrer Mission ein Gesicht!

Das kann ein kurzes Video mit echten Kundengeschichten sein oder ein persönliches Gespräch mit einer Führungskraft, die den „Purpose“ des Unternehmens erläutert. Wenn neue Mitarbeitende eine Verbindung zur Mission des Unternehmens aufbauen, sind sie motivierter und finden mehr Erfüllung in ihrer Arbeit.