Onboarding Hack #1 - Ein starkes Team für Onboarding aufbauen
- 18. Dez. 2023
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 10. Feb.
Die Aufmerksamkeit für das Onboarding nimmt zu. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass sie in diesem Bereich "etwas tun" müssen. Das ist natürlich ein wichtiger Schritt. Aber dann stellt sich die Frage: Wer soll es tun?
Die Herausforderung: Onboarding scheint einfach, ist aber komplex
Wir unterschätzen oft die Komplexität des Onboarding-Prozesses. Diese Komplexität liegt in:
Viele Beteiligte - neue Mitarbeiter, Manager, Teammitglieder, der Vorstand, ... im Grunde jeder im Unternehmen.
Verschiedene Abteilungen und Prozesse, die zusammenarbeiten müssen - HR, IT, Einrichtungen, Kommunikation, Management,...
Verschiedene Systeme - es werden immer mehr Systeme eingesetzt, man denke nur an die Büroautomatisierung, die HR-Systeme und alle operativen Systeme, die Sie als Organisation verwenden.
Hohe Erwartungen und Ambitionen - jeder möchte, dass die Einarbeitung neuer Mitarbeiter reibungslos verläuft, damit sie sich willkommen fühlen und schnell ihren Beitrag leisten können.
Um all das zu bewältigen, müssen alle am selben Strang ziehen. Es erfordert ein breites Spektrum an Kompetenzen.
Onboarding-Hack: Ein starkes Team aufbauen
Im Folgenden sind einige der 11 Kompetenzen des Onboarding-Teams aufgeführt:
Projektleitung: Ein gutes Onboarding ist ein umfangreiches Veränderungsprojekt, insbesondere in größeren Organisationen. Dies erfordert einen intelligenten Ansatz und die Überwachung der Fortschritte.
Sammeln von Daten: Welche Daten liegen vor, die Aufschluss über den aktuellen Stand der Dinge geben? Gibt es Austrittszahlen? Austrittsgespräche. Diese Informationen können helfen, die aktuelle Situation zu ermitteln.
Erstellen eines Business Case: Welche organisatorischen Ziele können Sie mit einem guten Onboarding erreichen? Was ist das Unternehmen bereit zu investieren? Welches Ergebnis wird davon erwartet? Wie können wir dies messen und darüber berichten?
Führen Sie qualitative Interviews durch: Neu eingestellte Mitarbeiter sind eine wichtige Informationsquelle für das Onboarding-Projekt. Welche Bedürfnisse haben sie in den verschiedenen Phasen des Pre- und Onboarding. Und was treibt sie an? Um das herauszufinden, müssen Sie einfühlsam vorgehen und die richtigen Fragen stellen, zuhören und nachfragen.
Daten auswerten: Alle Eingaben in einen Kontext stellen. Was wissen wir über die aktuelle Situation? Was ist das Ziel für die neue Situation. Welche Mengen können wir damit in Verbindung bringen. Wie sieht der Business Case für das Onboarding-Programm aus?
Gestalterisches Denken: Ausgehend von den Zielen der Organisation und den Bedürfnissen der neuen Mitarbeiter kann ein Design für das Onboarding-Programm erstellt werden. Geben Sie zunächst den Hauptelementen einen Platz und beginnen Sie dann mit kreativen Ideen für die Interpretation.
Unterstützung schaffen: Den Vorstand, die Führungskräfte und andere Personen von Anfang an einzubeziehen, sichert letztlich den Erfolg. Es ist wichtig, während des Prozesses in Kontakt zu bleiben. Dann können alle den Prozess und die Entscheidungen nachvollziehen.
Strukturierung der Informationen und Endredaktion: Welche Informationen stellen Sie während des Onboarding bereit? Was sind die wichtigsten Informationen? Und wie können Sie die Informationen im Kontext präsentieren? Nicht zu viel, nicht zu wenig. Entspricht der gelieferte Inhalt den Standards (innerhalb der Struktur, prägnant usw.). Und sind Sie solide genug, um dies mit Ihren Kollegen zu koordinieren?
Vermitteln Sie Willkommensgefühl und Enthusiasmus: Haben Sie aufrichtige Aufmerksamkeit für die neuen Kollegen. Strahlen Sie Gelassenheit aus und nehmen Sie sich Zeit für die neuen Kollegen. Und das nicht nur einmal, sondern natürlich jeden Monat. Dafür braucht man einen bestimmten Typ, der das jedes Mal aufrichtig rüberbringt.
Präsentieren: Vermitteln Sie am Einführungstag und bei anderen Treffen Ihre Geschichte und nehmen Sie die neuen Mitarbeiter inspiriert und begeistert mit. Hierfür können Sie einen Pool von Enthusiasten aufbauen und/oder mit einer externen Partei zusammenarbeiten.
Veranstaltungsmanagement und Verwaltung: Organisieren Sie Live- und Online-Meetings. Pflegen Sie die Teilnehmerregistrierung. Geben Sie Auswertungen heraus. Berichten Sie über die Auswertungen. Auch hier können Sie die Zusammenarbeit mit einer Agentur suchen.
Und das war erst der Anfang. Vielleicht haben Sie noch weitere für Ihr Unternehmen essenzielle Kompetenzen.
Welche Personen brauchen Sie also für Ihr Onboarding-Team?
Wenn Sie all dies zusammen betrachten, ist es gar nicht so verrückt, ein Team aus verschiedenen Personen aus dem Unternehmen für das Onboarding zusammenzustellen. Dadurch wird auch sichergestellt, dass Sie von Anfang an einen umfassenden Überblick haben. Außerdem ist dies ein wichtiger erster Schritt, um im gesamten Unternehmen Unterstützung zu schaffen. Und nicht zuletzt, um auch bei diesem Projekt eine Verbindung zwischen allen Funktionen herzustellen.
Übrigens, Sie brauchen nicht sofort 11 Mann wie im Fußball, aber denken Sie darüber nach:
💪 Einen soliden Projektleiter
🧑🎓 Kollegen aus der Personalabteilung und/oder L&D
💌 Ein Kollege aus der Kommunikation
🏦 Ein Kollege aus der Finanzabteilung
💻 Ein Kollege aus der IT
💡 Leute aus der Praxis für benötigte Einblicke
🙋 ... und möglicherweise andere.
Und wenn Sie nicht alles im Haus haben oder Ihre eigenen Leute dafür nicht freistellen können oder wollen, dann ist die Zusammenarbeit mit einer Agentur mit Erfahrung im Onboarding natürlich eine Überlegung wert.
Entscheiden Sie sich also für ein starkes Team, damit Ihr Onboarding ein dauerhafter Erfolg wird.
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